19.09.2021
Artículo
A partir del 1 de marzo de 2017 cambiarán las hojas de ruta. Agregue nuevos accesorios, cancele la impresión. Si está compilando guías de embarque de acuerdo con su propio formulario, cámbielo. Puede descargar el formulario y la muestra de nosotros.
El Ministerio de Transporte está preparando un borrador de cambios a las hojas de ruta. Tendrán un nuevo requisito obligatorio: información sobre el control previo al viaje del estado técnico del automóvil. Y el sello será cancelado. La forma de la hoja de ruta de la empresa se desarrolla de forma independiente. Pero las autoridades fiscales exigen incluir en él todos los datos obligatorios que fue aprobado por el Ministerio de Transporte (orden N° 152 del 18 de septiembre de 2008). Por lo tanto, las empresas deberán cambiar su formulario agregándole un nuevo requisito.
Con qué frecuencia emitir tarjetas de viaje
La frecuencia con la que se compilan las hojas de ruta depende de si la organización es una empresa de transporte motorizado o no.
Las empresas de transporte por carretera elaboran cartas de porte diariamente: estos documentos tienen una validez de un día (turno). Durante un período más largo, las hojas de ruta se emiten solo para viajes de negocios. Luego, el conductor escribe de forma independiente una ruta detallada que indica las fechas relevantes. Esto se deriva de la sección 2 de las Directivas aprobadas por el Decreto del Goskomstat de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78.
Las organizaciones que no están relacionadas con los vehículos de motor emiten hojas de ruta con la frecuencia que le permite justificar el costo del combustible y los lubricantes. Pero al menos una vez al mes (cláusula 10 de la orden del Ministerio de Transporte de Rusia del 18 de septiembre de 2008 No. 152, carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de noviembre de 2012 No. 03-03-07 / 51 ).
¿Qué formulario debo usar para hacer guías de embarque?
Si la empresa no es una empresa de autotransporte, elabora cartas de porte:
- en una forma unificada;
- en un formulario personalizado.
Redacte guías de embarque independientemente de si la organización es propietaria del vehículo o lo alquila.
Las muestras unificadas de cartas de porte fueron aprobadas por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78. Sin embargo, no son de uso obligatorio.
Si, por alguna razón, las muestras unificadas de guías de embarque no son adecuadas (por ejemplo, algunos de los detalles no se utilizan o no hay indicadores necesarios), puede desarrollar formas de guías de embarque de forma independiente. Registrar el uso de cartas de porte en la política contable (cláusula 4 PBU 1/2008).
Además, dicho formulario también debe cumplir con los demás requisitos de la legislación para documentos primarios (parte 2 del artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).
Al dejar el coche y después de devolverlo al taller, se debe comprobar la hoja de ruta (kilómetros, consumo de combustible, etc.) y certificar por el mecánico o empleado responsable de la operación del vehículo con su firma (indicando nombre completo) o el sello correspondiente.
Las fechas y horas del examen médico previo y posterior al viaje del conductor son anotadas por el trabajador médico que realizó el examen. Estos datos también deben estar certificados por su firma (indicando nombre completo) o un sello apropiado. Además, con base en los resultados de la inspección previa al viaje, el trabajador médico debe hacer una entrada en la carta de porte: "Pasó el examen médico previo al viaje y fue admitido para trabajar". Y de acuerdo con los resultados de la inspección posterior al viaje, un registro: "Pasó el examen médico posterior al viaje". Dichas marcas deben hacerse independientemente de si el automóvil es propio o alquilado (incluso de un empleado). Si la hoja de ruta no contiene constancia del examen médico del conductor, o si alguien más hace una nota, no un médico calificado, sino otra persona, la empresa será multada.
Las hojas de ruta emitidas deben conservarse durante cinco años (cláusula 18 de la sección III de la orden del Ministerio de Transporte de Rusia del 18 de septiembre de 2008 No. 152).
Cómo llenar hojas de ruta
Vea una hoja de ruta de muestra (formulario simplificado) que la empresa ha desarrollado:
En la tabla, mostramos qué información indicar en las hojas de ruta:
| Hoja de ruta de un automóvil (formulario No. 3) | Las características del relleno se explican en la carta de Rosstat del 3 de febrero de 2005 No. IU-09-22 / 257 |
(Formulario No. 4-с) (el salario del conductor se cobra a destajo) |
Antes de emitir el conocimiento de embarque al conductor, el despachador (empleado autorizado) completa el conocimiento de embarque. Después de la emisión - empleados de la organización - el propietario del vehículo y representantes del cliente El conocimiento de embarque se emite al conductor sujeto a la entrega del conocimiento de embarque anterior Los cupones desprendibles son rellenados por el cliente. Sobre la base de cupones desprendibles, la organización emite facturas para el pago de los servicios de transporte (se debe adjuntar un cupón desprendible a la factura) Al transportar mercancías y materiales, es necesario ingresar los números de guías de embarque en la guía de embarque en el formulario No. 4-p, y también adjuntar una copia de la guía de embarque a la guía de embarque. Es necesario almacenar las cartas de porte junto con los documentos de transporte. El formulario No. 4-p está diseñado para cumplir con dos pedidos dentro de un día hábil (turno) |
| hoja de ruta del camión (Formulario No. 4-p) (el salario del chofer se calcula de acuerdo a la tarifa horaria) |
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| Hoja de ruta de un vehículo especial (por ejemplo, camión grúa, hormigonera, hormigonera, etc.) (Formulario N° 3 especial) |
Emitido al conductor contra recibo, sujeto a la entrega de la hoja anterior. Los cupones de corte para la hoja de ruta los completa la organización, el propietario del automóvil. Sirven como base para presentar una factura al cliente. |
| Hoja de ruta de un taxi de pasajeros (formulario No. 4) | Contiene lecturas de taxímetro. Todos los días antes del inicio de la jornada laboral, el conductor recibe una hoja de ruta, y al final del turno la devuelve a la sala de control. |
| Hoja de ruta de autobús (formulario No. 6) | Se utiliza para contabilizar la operación del bus en rutas urbanas y suburbanas. |
| Hoja de ruta de un autobús no público (formulario N° 6 (especial)) | Se emite solo para cumplir con el pedido de una organización. La sección "Resultados del autobús" se completa al procesar las hojas de ruta por parte de las personas responsables de este trabajo. Emitido al conductor sujeto a la entrega de la carta de porte anterior |
| Hoja de ruta del vehículo de construcción (formulario ESM-2) | Se utiliza en organizaciones especializadas para contabilizar la operación de una máquina de construcción en un automóvil con un pago por hora, y también es la base para obtener datos iniciales al calcular los salarios del personal de mantenimiento. |
¿Necesito una hoja de ruta si un empleado usa un automóvil personal para fines comerciales?
Si un empleado utiliza su coche para viajes de negocios, se le compensa por ello. En este caso, también necesita una hoja de ruta.
Como regla general, la hoja de ruta de un automóvil es el documento principal para contabilizar la operación de vehículos y la base para calcular el salario del conductor (sección 2 de las Directivas del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 78).
La base para pagar la compensación por el uso del automóvil personal de un empleado es la orden del jefe, que establece el monto de dicha compensación (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 5 de diciembre de 2012 No. 03-03-06 / 1/629). Para recibir dinero, un empleado debe presentar una copia del pasaporte técnico de un automóvil personal al departamento de contabilidad.
Al mismo tiempo, los representantes de las agencias reguladoras creen que se necesitan cartas de porte para confirmar el uso de un automóvil personal para viajes de negocios y justificar los gastos. Dicha confirmación es necesaria para que la organización pueda hacerlo.
