Cómo llenar una hoja de ruta para un automóvil

El uso de un coche de empresa para el normal funcionamiento de la organización es algo habitual, independientemente del perfil de la empresa. El mantenimiento del transporte forma parte de los fondos que requieren una estricta contabilidad. Para fijar el costo del combustible y los lubricantes, se utiliza una hoja de ruta, que debe completarse con mucho cuidado, porque es este documento el que está bajo el escrutinio de los servicios fiscales.

¿Cómo llenar correctamente el formulario de viaje? Considere una muestra y aclare los puntos principales del uso del documento.

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Acerca de las cartas de porte: quién las necesita

Hoja de ruta- Este es un formulario unificado especial aprobado por el Comité Estatal de Estadística y destinado a su uso en la contabilidad de gastos. Este documento registra el consumo de combustible y lubricantes, anota el kilometraje del automóvil, sus características técnicas y otros datos, que luego sirven como justificación de los costos de mantenimiento del transporte.

El comprobante se considera un documento obligatorio, según el Ministerio de Finanzas y Servicios Tributarios, y con frecuencia se convierte en objeto de controles exhaustivos por parte de estas agencias gubernamentales. Una hoja de ruta mal cumplimentada puede ser motivo de multa.

Sin embargo, la emisión de comprobantes se reconoce como una necesidad para aquellas empresas que realizan un seguimiento de los gastos. Es decir, aquellas empresas cuyo régimen fiscal sea diferente al de ingresos-egresos OSNO o STS no necesitan utilizar dichos documentos.

El contador de una organización puede usar el formulario no solo para contabilizar los costos de amortización de combustible y lubricantes. Los datos de la hoja de ruta se utilizan para calcular el salario de un conductor de vehículo, así como para rastrear su ruta y movimientos.

Formulario de aplicación

Inicialmente, el Comité Estatal de Estadísticas aprobaba formularios de comprobantes especializados para cada tipo de transporte por separado. En total, se proporcionaron 8 formularios, y solo las personas jurídicas debían utilizarlos.

El Ministerio de Transporte controla únicamente los datos y detalles obligatorios que deben indicarse en el formulario.

Para los empresarios individuales, el Ministerio de Transporte emitió hojas de ruta unificadas, por un monto de 3 piezas para cada tipo de transporte: pasajeros, carga, pasajeros. Posteriormente estos documentos perdieron su vigencia..

Hoy en día, el procedimiento para completar las hojas de ruta está controlado por el Comité Estatal de Estadística, y las reglas aprobadas en él para automóviles y otros vehículos se aplican tanto a los empresarios individuales como a las personas jurídicas. Se aplica directamente a los vehículos de pasajeros.

¿Hay alguna excepción? Según las autoridades fiscales, solo las empresas de transporte motorizado están obligadas a utilizar un único formulario de carta de porte para un automóvil, mientras que el resto tiene derecho a desarrollar su propia muestra. Lo principal es que cumple con los requisitos de la Ley "Sobre Contabilidad" y contiene los detalles prescritos por el Ministerio de Transporte.

Requisitos

¿Qué detalles se deben incluir en el boleto? Considérelos en el ejemplo del diseño de formularios de cartas de porte:

1. Nombre del formulario- Hoja de ruta de un coche.
2. Número del Documento– según el sistema de numeración de la empresa, por ejemplo, nombre y número: por ejemplo, PL0000043
3. Línea de acción del vale– 11.04-12.04.2016. Se recomienda ingresar un período limitado a un día o un turno. La duración de un waypoint de unos pocos días a un mes puede ser motivo de disputas con las autoridades fiscales.
4. Dueño(nombre de la organización, indicando la forma jurídica, dirección y datos de contacto) - Avtomotors LLC, Vladivostok, st. Stakhanov, 45, o IP Stolypin A.A., pos. Novonikolsk, calle Sovetskaya, 99, tel. 8(4234)32-35-55.
5. OKPO organizaciones: código de acuerdo con el especificador de toda Rusia.

1. Tipo y marca del vehículo- Toyota Corolla, automóvil de pasajeros.
2. modelo de remolque, en la presencia de.
3. signo de registro asignado por la inspección de carreteras - p234tp25.
4. Número de garaje. Dicho número se asigna a un automóvil si la organización posee varios modelos de vehículos.
5. Datos del velocímetro al comienzo de la jornada laboral y al regresar al garaje - 146000-146280.
6. Hora de salida y regreso - 07.30-16.30.
7. Datos de consumo de combustible- saldos a la salida y al regreso, en comparación con la norma.

El comprobante debe contener lugares para la firma del jefe de mecánicos, quien da permiso para dejar el vehículo y lo inspecciona a su llegada.

Los deberes de un mecánico incluyen arreglar el combustible restante, calcular el ahorro o el consumo excesivo de combustible. Si el empleado no está en el estado, el conductor tiene derecho a firmar por él.
El despachador fija la hora de salida del garaje y el regreso del transporte al mismo. Si hay un trabajador médico en el personal de la organización, el conductor es examinado antes y después del viaje. El comprobante contiene los datos de cada empleado: nombre completo, puesto. Para cada conductor, se completa una hoja de guía separada.

Ruta

La ruta no se puede atribuir a los datos obligatorios para completar el boleto. Sin embargo, en caso de disputas con las autoridades fiscales, sin dichos datos será difícil probar algo en los tribunales. Por eso se recomienda indicar hora de salida, regreso al garaje, kilometraje en el documento.

En el formulario unificado, los lugares para completar los datos de la ruta están en la parte posterior. Proporciona líneas para especificar puntos de partida o destinos. Se recomienda especificar las direcciones con la máxima precisión., por ejemplo - st. Nekrasova, 239, oficina 21, o st. Lermontov, 34, PJSC "Créditos". Por supuesto, no olvide indicar la ciudad o pueblo si el lugar de salida del automóvil y el destino se encuentran en asentamientos diferentes.

Llenar la barra de direcciones en detalle puede ser un proceso laborioso que requiere mucho tiempo de trabajo. En este caso, el Ministerio de Hacienda permite la aprobación de rutas de repetición constante por orden del titular, en las que se les asignarán números individuales. Después de eso, será posible indicar solo "Ruta No. 1", "Ruta No. 2" y así sucesivamente en la hoja de guía.

En el reverso de la hoja de ruta, está permitido calcular el salario del conductor.

Posibles reclamaciones de los servicios de inspección

El llenado incorrecto de los comprobantes se convierte en motivo de reclamaciones y sanciones por parte del IFTS. Estos son los errores que los contadores sin experiencia cometen con mayor frecuencia si no saben cómo completar correctamente una hoja de ruta para un automóvil:

• El relleno de la muestra está diseñado para un mes o una semana.. Algunos contadores creen que es aceptable redactar una hoja de ruta por un período más largo en sus propios formularios, pero esto no es así. La confusión surge por el hecho de que el Ministerio de Hacienda no obliga a utilizar muestras unificadas a aquellas empresas cuyas actividades no están relacionadas con el autotransporte. En consecuencia, los comprobantes emitidos por un período superior a un día o un turno de trabajo se convierten en motivo de litigio. Cabe señalar que en muchos casos los tribunales siguen apoyando al contribuyente, reconociendo la pretensión de las autoridades fiscales como infundada.
• datos divergentes indicado al final del turno anterior en un comprobante, y al comienzo del siguiente turno en otro.
• Información contenida en la línea de gastos combustible, no concuerdan con los datos de cheques y facturas.
• Si el transporte personal se utilizó para fines oficiales, la hoja de ruta no se completó. En varios de estos casos, el tribunal suele permanecer del lado del contribuyente. Sin embargo, con una cantidad significativa de gastos, es más seguro emitir un billete.

En caso de disputa con las autoridades fiscales, sin datos de ruta, será difícil probar algo en los tribunales.

Muestra de carta de porte de un coche

Se puede encontrar un ejemplo de cómo completar el formulario 3. Si la empresa no está asociada con actividades de transporte, la forma del formulario puede modificarse un poco, pero no debe reducirse solo a contabilizar el consumo de combustible.

La carta de porte debe estar certificada con el sello de la organización, y antes de entregarla al conductor, se debe hacer la anotación correspondiente en el registro de comprobantes. Para ello se utiliza formulario unificado del Comité Estatal de Estadística número 8.

El conductor debe tener una hoja de ruta consigo, ya que los agentes de la policía de tránsito pueden requerirla. Aquí vale la pena considerar una serie de puntos. En primer lugar, si tiene un poder notarial para el transporte, no puede presentar un billete. En segundo lugar, si no hay un poder notarial, entonces la forma arbitraria de la hoja de ruta no satisfará los intereses del oficial de policía de tránsito, y el conductor deberá ser castigado con una multa.

Mire este video para aprender cómo llenar una hoja de ruta.