Estudiamos un ejemplo de cómo completar una hoja de ruta: cada número es importante

Quizás el tipo de costo más significativo para el mantenimiento de los vehículos oficiales es el costo del combustible y los lubricantes. Además, es imposible prescindir de ellos si la organización utiliza un automóvil en sus actividades. El costo de los combustibles y lubricantes es objeto de mucha atención por parte de las autoridades fiscales, una de las áreas de mayor “peligrosidad”. Hay demasiadas reglas contables y sutilezas en la documentación que se deben observar.

Para contabilizar el costo del combustible y los lubricantes, las organizaciones y los empresarios individuales, independientemente del sistema impositivo elegido, necesitan una carta de porte. Este es el principal documento primario que se redacta durante la operación del automóvil. Es hora de desglosar un ejemplo de cómo completar una hoja de ruta.

Formulario de carta de porte

La forma unificada de hoja de ruta fue introducida por Decreto del Comité Estatal de Estadística N° 78 del 28 de noviembre de 1997. Sin embargo, la obligación de utilizar esta forma particular se asigna únicamente a las empresas de transporte motorizado.

Para todos los demás, el Ministerio de Transporte de la Federación Rusa, por orden No. 152 del 18 de septiembre de 2008, aprobó los detalles obligatorios de las cartas de porte y el procedimiento para completarlos. Aquellos. Se pueden utilizar formularios no uniformes, pero solo si contienen todos los detalles necesarios. Si durante la verificación resulta que no hay detalles aprobados en la hoja de ruta en su totalidad, no se reconocerán los gastos de combustible y lubricantes en virtud de dichos documentos. Recuerde que la forma de la carta de porte desarrollada de forma independiente debe aprobarse en la política contable.

Detalles requeridos

- nombre y número: por ejemplo, una hoja de ruta de un camión, un número según su sistema de numeración, un sello de la organización;

- información sobre el período de validez de la hoja de ruta: se indica la fecha o el período (fechas de inicio y finalización), la duración puede ser de un día a un mes;

- información sobre el propietario: forma jurídica, nombre de la organización, nombre completo del empresario individual, ubicación, número de teléfono;

- información sobre el vehículo:

- tipo de transporte: carga, pasajeros, modelo del propio vehículo y modelo del remolque, si lo hubiere;

- placa de matrícula estatal;

- lecturas del cuentakilómetros al enviar el automóvil y al regresar;

— fecha y hora en horas y minutos de salida y regreso al lugar de estacionamiento permanente.

En ausencia de un puesto de mecánico a tiempo completo, el conductor puede confirmar la capacidad de servicio del vehículo. Además, en ausencia de un despachador, el conductor también anota la hora de llegada y salida, el kilometraje.

- información sobre el conductor: el nombre completo del conductor, la marca del trabajador de la salud en la inspección previa al viaje y posterior al viaje.

El albarán debe contener datos sobre la cantidad de combustible en el momento de enviar el coche y devolverlo al taller. Se hacen marcas en la cantidad de gasolina dispensada o se indica el número del cheque recibido en la gasolinera. El consumo de gasolina está determinado por el real ya la tarifa.

La hoja de ruta se completa por separado para cada vehículo. Además, las hojas de ruta se pueden completar para cada conductor por separado. Por lo general, al desarrollar un formulario de carta de porte, se toma como base un formulario unificado, en el que se realizan las modificaciones necesarias.

Ruta

Tal requisito como la ruta del automóvil no está incluido en la lista de requisitos obligatorios. Sin embargo, las autoridades fiscales pueden impugnar los costos de combustible y lubricantes si no se indica una ruta específica. Por lo tanto, debe anotar el destino, la hora de salida, la llegada y el kilometraje.

La ruta está indicada en el reverso de la hoja de ruta, y esto debe hacerse de la manera más específica posible. Por ejemplo, el lugar de salida es St. Sovetskaya d.50, oficina, destino - st. Lenina d.110, "Gemas" LLC. Cada vez que pintar tal ruta es bastante laborioso. Pero si algunas rutas se repiten constantemente, entonces tiene sentido asignarles números y aprobarlas por orden del jefe. Después de eso, será posible escribir en la hoja de ruta: ruta No. 1, ruta No. 2, etc.

Si el trabajo del conductor se paga de acuerdo con el sistema de trabajo a destajo, el contador también puede calcular aquí el salario del conductor.

Un ejemplo de cómo completar una hoja de ruta

En la figura se muestra un ejemplo de cómo completar una hoja de ruta para un automóvil.

Reclamaciones del IFTS

Una hoja de ruta es un documento que confirma el costo del combustible y los lubricantes, por lo que los inspectores fiscales le prestan mucha atención. Las reclamaciones (incluidas las infundadas) de las autoridades fiscales pueden surgir en los siguientes casos:

- el itinerario fue elaborado para más de un día. Sin embargo, los tribunales apoyan a los contribuyentes (decisiones de la FAS de Moscú de fecha 13.04.11 No. KA-A40 / 2962-11),

- la hoja de ruta no se emite cuando un empleado utiliza un automóvil personal para fines oficiales. Los tribunales tienen el punto de vista opuesto (decreto del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú del 24 de junio de 2009 No. КА-А40/4219-09). Sin embargo, si el monto de la compensación por el uso de transporte personal es grande, aún es más seguro emitir cartas de porte,

- la carta de porte contradice otros documentos. Por ejemplo, no coincido con la información en el conocimiento de embarque, recibos de combustible y lubricantes.

- los datos del velocímetro en la hoja de ruta al final de un día y al comienzo de otro día no coinciden (esto se aplica solo a los vehículos oficiales).

Sobre el costo de un automóvil con el sistema tributario simplificado. Descargue la hoja de ruta de un automóvil, y aquí -. Sobre el racionamiento de gastos de combustibles y lubricantes. Familiarícese con los medios modernos para calcular combustible y lubricantes: tarjetas de combustible.

¿Utiliza un formulario de carta de porte estándar? ¿Es fácil usar el formulario de guía de embarque? ¿Qué opina sobre el examen médico obligatorio del conductor, si la empresa es muy pequeña? ¡Por favor comparte en los comentarios!