Заявление за нова трудова книжка. Правила за изготвяне на трудова книжка. Закупуване на трудова книжка

от 31.12.2018г

Основният документ, потвърждаващ трудовия стаж, се съхранява от работодателя, така че в ситуации, когато трябва да го представите на всякакви органи или организации, първо подайте заявление за трудова книжка на работното си място.

Кога обективно може да възникне такава ситуация? Трудовото досие се изисква при получаване на заем, преминаване на курсове за повишаване на квалификацията и др. Но работодателят не винаги е длъжен да удовлетвори искането за предаване на такъв документ. Какви са тези случаи, какво да правим, когато законът не предвижда издаване на трудова книжка - за това ще говорим тук.

Пример за заявление за издаване на трудова книжка

до главен изпълнителен директор

EcoSystemLounge LLC

Д.М. Паригин

от специалист по продажбите

Георгинов Аркадий Борисович

Заявление за издаване на трудова книжка

В съответствие с член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, моля да ми предоставите оригиналната трудова книжка преди 05.08.2017 г. за представяне в Пенсионния фонд на Руската федерация по местоживеене за целите на регистрацията. Беше уведомено задължението за връщане на оригиналната трудова книжка на EcoSystemLounge LLC в рамките на 3 работни дни от датата на връщане от органа за задължително социално осигуряване (сигурност) - Пенсионния фонд.

02.08.2017 г. Георгинов А.Б.

Георгинов А. Б. получи трудовата книжка в ръцете си на 3 август 2017 г.

Кога да кандидатствате за трудова книжка

До 2015 г. беше възможно да се получи оригиналната трудова книжка само по една причина - уволнение. И на други основания на Кодекса на труда на Руската федерация. В последния работен ден работодателят е длъжен да предаде оригинала на този документ и дължимите трудови възнаграждения. А нарушаването на такова задължение влече отговорност (искова молба), вкл. с плащане на неустойка независимо от вината на такъв работодател.

Сега към такава причина като уволнение е добавена още една възможност за получаване на трудова книжка - за регистрация и потвърждение. Това правило е пряко залегнало в Кодекса на труда на Руската федерация. В този случай работодателят няма право да откаже издаването на документа на служителя. Вярно е, че служителят е длъжен да го върне на работодателя в рамките на 3 работни дни от датата на връщане от клона на Пенсионния фонд.

Във всички останали случаи трудовата книжка не се издава на служителя. Това важи и за работата. Записването за допълнителна работа на неосновно място се извършва по различни правила. Може да е необходима информация от трудовото ви досие. Например за получаване на заем, паспорт, виза за чужбина или получаване на субсидии. В такива случаи подгответе и поискайте извлечение от трудовата книжка. Такъв документ трябва да бъде издаден в рамките на 3 дни от датата на получаване на писменото искане на служителя.

Заявлението за издаване на трудова книжка винаги се прави в писмена форма. И това, на първо място, е необходимо на работодателя да поддържа правилно документацията за персонала. Формата на документа не е одобрена, така че ако организацията няма образец или формуляр, одобрен от местните разпоредби, препоръчваме да използвате примера, публикуван на уебсайта.

Изявлението отразява:

• длъжност, трите имена ръководител на организация или индивидуален предприемач;
• трите имена, длъжност, отдел на кандидата;
• моля да предоставите трудова книжка и цел: кандидатстване за пенсия;
• уведомление за задължението на служителя да върне документа в рамките на 3 дни;
• дата и подпис.

Ако работодателят не води дневник за издаването на трудови книжки, тогава препоръчваме да напишете в текста на заявлението кога документът действително е получен лично или да издадете разписка за получаване.

Трето лице има право да получи трудова книжка по отношение на служител само след представяне на нотариално заверен документ (за заявление за издаване на трудова книжка) и на или.

В такива ситуации работодателите се държат различно. Някои убеждават ценен специалист да работи повече, докато други просто не могат да се отърват от него.

Във всеки случай тази точка не може да се отрази в отношението към документите.
Работодателят е длъжен да ги формализира правилно и да издаде трудова книжка в съответствие с изискванията.

Необходимо ли е да се потвърди трудовия стаж за начисления на PF?

До тази година работодателят не беше длъжен да събира пакет документи за пенсионирани служители и издаваше трудова книжка при уволнение. От 1 януари ситуацията се промени.

Това се определя от законодателен проект от 21 юли 2014 г. № 216-FZ „За изменение на някои законодателни актове на Руската федерация и признаване за невалидни на някои законодателни актове (разпоредби на законодателни актове) на Руската федерация във връзка с приемането на федерални закони „За осигурителните пенсии“ и „За капиталовите пенсии“.

В съответствие с този документ работодателят е длъжен да предостави на служителя необходимите документи, включително трудови, в рамките на три дни след навършване на пенсионна възраст. Въз основа на горния документ са направени промени в трудовото законодателство, включително.

Въпреки това не са направени промени в правилата за издаване на ТС през периода на регистрация на пенсия в Правила № 225, одобрени с Постановление на правителството от 16 април 2003 г.

Пенсионният фонд има ли собствена база данни?

Фондът за пенсионно осигуряване на гражданите има в своя арсенал доста пълен набор от информация за служителя.Тя се актуализира с нова информация в съответствие с факта, че този или онзи служител доброволно и директно удържа сумата, определена от законовите стандарти, от средствата, които печели.

Тези данни са собственост на пенсионните фондове. Това обаче не е достатъчно. Последните законодателни изисквания сложиха край на възникващия спор по този въпрос. Потвърждаването на трудов стаж в съответствие с вписванията в Кодекса на труда се признава като необходим елемент за пенсиониране на всеки служител.

Това предполага, че държавната система има за цел да предотврати възможността за възникване на ситуации, при които ще се разкрие неотчетен опит или ще бъде загубен, което ще постави под въпрос осъществяването на конституционните права на всеки работещ гражданин.

Трудовият стаж се изчислява само в съответствие с трудовите досиета.

В случаите, когато те са съмнителни или не са надлежно документирани от работодателя, служителят ще трябва да ги потвърди, като представи допълнителни документи.

Процедура за издаване на TC в ръка

Кодексът на труда може да бъде издаден на служител само срещу разписка и по негово писмено заявление, като се позовава на посочения по-горе законодателен документ. Трябва да се има предвид, че в случай на повреда или загуба на трудовия документ, работодателят ще носи отговорност заедно със служителя, ако не потвърди, че издаването на Кодекса на труда е издадено в съответствие с разпоредбите.

Някои особено бдителни работодатели изискват разписка при издаване на Кодекс на труда и въз основа на нея правят запис в дневника за отразяване на движението на трудовите книжки.

След като служителят удостовери трудовия си стаж в пенсионния фонд, той връща трудовия кодекс, а работодателят е принуден да направи нов запис.

Може би този метод ще бъде доста уместен в случай на загуба на работа.Но при връщането му направеният запис ще се окаже неподходящ, тъй като няма да отговаря на изискванията на Правилата и инструкциите, които позволяват необходимостта от правене на сметка само при кандидатстване за работа.

Въпреки това никъде в Правилата, които в параграф 35 регулират издаването на трудова документация при уволнение, няма забрана за вписване в регистрационните формуляри в случай на издаване на книга срещу разписка.

Следователно този въпрос може да бъде разгледан от работодателя индивидуално.

Но основните разпоредби, които гарантират правилното издаване на разрешението за работа, са:

• приемане на заявление;
• приемане на разписка.

Само въз основа на тях може да се издаде документ.

Как да получите разрешение за работа, за да кандидатствате за пенсия?

Когато идва при работодателя, за да получи трудова книжка, служителят трябва да разбере отговорността си за получаване на документа, за който се прилагат разширените форми за отчитане.

Съответно той е длъжен да предостави гаранции, че документът ще бъде върнат в посочения срок.Освен това той трябва да вземе документа в ръка непосредствено преди да го подаде в осигурителния пенсионен фонд. И веднага след това да го върне на работодателя.

За да получите разрешението си за работа, ще трябва да напишете молба, а в замяна на документа да оставите на служителя по човешки ресурси разписка за получаването му.

Пример за писане на приложение

Заявление за издаване на разрешение за работа се пише на управителя, тъй като той е този, който отговаря за тяхното съхранение и безопасност, а също така поема отговорността за връщането на документа при уволнение в правилна форма.

За това заявление няма специални изисквания и се изписва в стандартен формуляр на обикновен лист А4.

В горния десен ъгъл е посочено:

1. длъжност, фамилия и инициали на работодателя.
2. Длъжност, фамилия и инициали на кандидата.

В средата е името на документа, а след това основният текст, който се състои от следното:

След като управителят потвърди писмено съгласието си със заповед за издаване - в горния ляв ъгъл на документа или в долния, можете да получите трудовата книжка в ръцете си.

Имам ли нужда от касова бележка за получаване?

В допълнение към заявлението, заверено от управителя, което служи като разрешение за издаване на книгата, ще трябва да напишете разписка. Разписката се оставя вместо собственика на труда при служителя по персонала или работодателя. Тя посочва факта, че документът е издаден на собственика.

Той е съставен просто, посочвайки накратко следните точки:

• че собственикът (с посочване на неговата длъжност, фамилия, име и бащино име) е получил трудова книжка.
• Тя трябва да бъде представена в Пенсионния фонд във връзка с пенсиониране.
• Посочете периода, за който е взето конкретно.
• Посочете серията и трудовия номер.
• Добавете дата и подпис с препис.

При завръщане служителят трябва да получи разписка.

Ако през това време разписката е била изгубена или повредена, служителят трябва да поиска разписка от работодателя, в която се посочва, че е получил трудовата книжка от служителя, като се посочват неговото фамилно име, инициали и длъжност, както и серията и номера на работата. Книга.

Заключение

Пенсионирането е трудна, но доста приятна процедура.

За да не бъде помрачен от непредвидени обстоятелства, най-добре е предварително да предоставите на пенсионния фонд всички документи.

Наистина, при най-малките пропуски, които неграмотни работодатели са допуснали във въведената информация, те ще трябва да бъдат коригирани и да бъдат събрани подкрепящи документи.

Ако работодателят откаже да издаде трудова книжка, за да потвърди трудовия стаж в пенсионния фонд, служителят има право да се обърне към инспекцията по труда. Той ще може да налага на работодателя не само задължение за издаване на Кодекс на труда, но и глоба за нарушаване на установените стандарти.

Загубата на трудови досиета не е толкова рядко явление. За да получите нов документ, трябва да напишете изявление за загубата на предишния.

ФАЙЛОВЕ

В съответствие с действащото законодателство трудовата книжка е включена в списъка на формулярите за строга отчетност. Това означава, че трябва да се отнасяте с него изключително внимателно и внимателно, за да не попадне в неподходящи ръце. Това се дължи на факта, че въз основа на вписванията в трудовата книжка впоследствие се изчислява общият трудов стаж на служителя и се изчислява пенсия.

През периода, когато лицето официално работи, трудовата книжка се съхранява от неговия работодател под надзора на специалист по персонала или секретар.

По това време този служител носи пълна отговорност за документа, включително финансова, т.е. ако трудовият запис внезапно изчезне, представителят на компанията ще го възстанови за своя сметка.

Понякога обаче трудовият документ се озовава в ръцете на гражданин. Това се случва на първо място, когато той е безработен или по някаква причина е принуден да вземе работа от работодателя. Трябва да се отбележи, че в повечето случаи, за да се предостави информация от трудовата книжка на мястото на искане, е достатъчно да се вземат книги от мястото на работа, но що се отнася до някои държавни агенции, например Пенсионен фонд или банков кредит институции, те често искат само оригиналния документ.

И през този период никой не е застрахован срещу загуба на работа или загубата й (последната може да бъде свързана с някакво извънредно обстоятелство - пожар, наводнение, авария и др.).

По закон няма санкция за загуба или загуба на документ, но възстановяването му е грижа и отговорност преди всичко на неговия собственик.

В този случай дори частично увреждане на трудовата книжка - изгаряне, липса на листове, незаличима мръсотия и др. служи като основа за замяната му и получаване на нова форма.

Към кого да кандидатствам

Декларация за загуба на работа винаги се пише до ръководителя на компанията или (ако това е предвидено в местната политика на организацията) до друг отговорен служител, например ръководителя на отдела за човешки ресурси.

В този случай самото приложение се прехвърля или на служителя по персонала, или на секретаря, или на счетоводителя - в големите предприятия висшето ръководство обикновено не е на разположение за решаване на такива незначителни въпроси. Ако фирмата е малка, тогава заявлението може да се подаде директно до директора.

Къде да отидете, ако загубата на работа е настъпила по време на период на отсъствие от работа

Ако загубата на вашето трудово досие е станала по време, когато лицето не е работило никъде, тогава трябва да се свържете с бившия си работодател или нов. Във всеки случай, след получаване на заявлението, служителят е длъжен да издаде документ.

В какъв срок работодателят трябва да издаде нова книжка?

След като заявлението тръгне към местоназначението си, в рамките на две седмици трябва да бъде издадена нова трудова книжка. Но събирането на предишни записи трябва да се извърши от лицето, по чиято вина е настъпила загубата на предишния документ. Ако това е самият собственик, тогава трябва да отидете до предишните места на работа и да ги помолите да поставят необходимите печати върху трудовия запис. Ако загубата е настъпила по вина на служител на компанията - през периода, когато книгата е била на сигурно съхранение при работодателя - той трябва да се погрижи за нейното възстановяване.

Възможно ли е да закупите разрешително за работа и сами да въведете информация за предишни места на работа?

Тази опция за някои изглежда най-простата и бърза. Важно е обаче да знаете, че това е не само неразумно, но и небезопасно от гледна точка на наказателното право. Регистрирането на трудова книжка от лица, които нямат право на това, ще бъде незаконно и може също да попадне в члена за подправяне на документи.

Как да формулираме изявление, характеристики на документа

Ако четете тази статия, тогава вероятно сте изправени пред задачата да съставите декларация за загубата на вашата трудова книжка. Преди да ви предоставим подробно описание на документа, ще дадем обща информация, която е от значение за всички подобни документи.

1. Първо, имайте предвид, че почти всяко заявление днес може да бъде написано във всякаква форма (с изключение на тези, подадени до държавни агенции - където обикновено трябва да попълните унифицирани формуляри). Разбира се, ако работодателят изисква от вас да формулирате заявление, като използвате предоставения от него шаблон, трябва да използвате този метод.
2. Второ, обикновен лист хартия от всеки удобен за вас формат е подходящ за документа - за предпочитане A4 или A5. Заявлението може да бъде написано ръчно или написано на компютър, но е препоръчително незабавно да проверите в отдела за персонал от коя опция се нуждае - отпечатаните формуляри не се приемат навсякъде. Ако сте направили електронен текст, във всеки случай трябва да го разпечатате - това е необходимо, за да можете да поставите своя подпис върху него.
3. Направете заявлението в два екземпляра - единия дайте на представителя на работодателя, втория запазете за себе си, като предварително сте поставили отметка върху него, че сте получили копие. В бъдеще подобна предпазна мярка може да ви помогне - например, ако служител на отдела за човешки ресурси заяви, че не е имало изявление за загуба на работа и откаже да издаде дубликат.

Примерно заявление за загуба на трудово досие

Сега стигаме до основната част от нашата статия - примера. Трябва да се каже, че този документ не е особено труден за изготвяне - въз основа на примера, представен по-долу, ще можете да напишете молбата си без никакви проблеми.

И така, по ред. В началото на документа посочете към кого го адресирате: тук трябва да посочите длъжността, пълното име на ръководителя на компанията, в която работите (или сте работили), както и името на самата организация. След това въведете вашите данни - също вашата длъжност и пълно име. След това в средата на реда напишете думата „изявление“ и поставете точка.

От нов ред информирайте работодателя за действителната загуба на трудовата книжка. Не е необходимо да се изписват причините за загубата - няма такова изискване в законодателството. Позовавайки се допълнително на чл. 65, част 5 от Кодекса на труда на Руската федерация, поискайте издаване на нов трудов документ. Накрая подпишете документа и го предайте на отговорния служител.

Трудовата книга за всеки работещ човек е най-важният регистър, в който се записват основните етапи от неговата дейност. И докато държавата не прехвърли тази част от управлението на досиетата на персонала в електронен формат, въпросът за получаването на този документ остава актуален и за двете страни. Има много подробности и трудни моменти, които трябва да се вземат предвид.

Как да вземем трудова книжка, кой я плаща

Основният регулаторен акт, който регулира времето и схемата за издаване на трудов регистър на лице, което получава работа за първи път, е Постановление на правителството № 225 от 25 март 2003 г. Параграф 8 директно гласи, че откриването на трудов документ за служител е задължение на работодателя. Освен това има определен срок за тази процедура - не повече от пет работни дни. Работодателят няма право да изпрати служителя никъде, за да получи разрешение за работа - той е този, който трябва да осигури наличието му. За да направят това, както големите, така и малките предприятия предварително купуват трудови формуляри от Goznak и поддържат регистър на тези документи, като отчитат ежемесечно за тяхното използване. Това се отразява в трудовата книжка.

Няма такса за издаване на книжката, но служителят трябва да заплати самия формуляр, той е негова собственост (виж параграф 47 от посочената резолюция). Изключение правят само случаите, когато документът е повреден или изгубен по вина на работодателя. Цената на формуляр за трудова книжка (както и вложка за него) варира от 180 до 250 рубли в зависимост от региона. В Москва и Санкт Петербург може да достигне до 400 ₽.

Компетентен служител по персонала никога няма да предложи на човек да удържи цената на формуляра от първата заплата; това е незаконно. Пари за книгата трябва да вземете веднага при регистрация и за предпочитане чрез касовата бележка в брой. Допустимо е дори да се дават пари назаем на човек, ако той няма средства за това в момента.

Как да получите трудова книжка за първи път

Има само 3 начина за закупуване (получаване) на трудова книжка:

1. Първият работодател (това може да бъде юридическо лице или индивидуален предприемач, но не и физическо лице).
2. Независимо в клонове на Rospechat, в книжарници, канцеларски магазини или в пощата (но това е право на лицето, а не задължение).
3. Някои университети вече провеждат своеобразна PR кампания, като издават празни бланки на своите възпитаници заедно с дипломата. Но това не ви задължава с нищо.

Във всеки случай е забранено сами да попълвате заглавния лист; това може да се направи само от първия работодател. В противен случай трудовият регистър ще бъде обявен за невалиден.

Документи за регистрация

При кандидатстване за работа и попълване на трудовия регистър се нуждаете от следния пакет документи:

• паспорт на гражданин на Руската федерация (заместващ документ);
• документ, удостоверяващ информация за образование (диплома, удостоверение и др.), удостоверение за придобити специални знания и умения, ако това се изисква от спецификата на длъжността;
• за военноотговорни граждани - военна книжка;
• удостоверение за пенсионно осигуряване - SNILS (ако все още не е получено, то се издава от работодателя);
• удостоверения за доп обучение или дипломи от курсове за повишаване на квалификацията (ако има такива, представени по искане на новия служител);
• при наемане на определени длъжности - свидетелство за несъдебно минало или документ, че лицето не е привлечено към наказателна отговорност за употреба на наркотични и психотропни вещества.

Въз основа на първите два документа се попълва трудовата карта, а останалите ще са необходими за въвеждане на лична информация в личната карта на служителя.

Служител на персонала няма право да въвежда никакви данни в трудовия регистър, без да се запознае с документите, които ги потвърждават. Попълването на формуляра според служителя е забранено от трудовото законодателство. Същото важи и за корекциите.

Основа за вписване в книгата могат да бъдат само оригиналните документи на служителя. Това се дължи на факта, че информацията на заглавната страница трябва да бъде 100% коректна, без граматически грешки. В крайна сметка грешка дори в една буква от пълното име може да доведе до анулиране на целия документ.

Примерни заявления за получаване на трудов регистър - нов и дубликат

Има няколко житейски ситуации, когато работникът трябва да напише заявление за трудова книжка:

1. Първото място на работа - в тази версия законодателната основа за издаването му е параграф 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация.

   Като кандидатства за трудова книжка, служителят потвърждава, че това е първото му място на работа

2. Загуба на съществуваща книга, нейната повреда, която не позволява данните да бъдат прочетени. Тук трябва да се обърнете към параграф 5 от тази статия. Но законът предвижда задължително посочване на причината.

   При загуба на книжката се възстановява само документално потвърденият стаж.

Възстановяване на трудова книжка

Ако книгата е изгубена, служителят трябва да вземе предвид изискванията на параграф 31 от Резолюция № 225, който гласи, че трябва незабавно да уведоми работодателя на последното си работно място. Той е длъжен в 15-дневен срок от датата на получаване на заявлението да издаде на кандидата дубликат на разрешение за работа. Освен това всички записи от предишни места на работа могат да бъдат възстановени само ако има подкрепящи документи за това, които служителят трябва да представи, например:

• оригинали на трудови договори;
• 2-NDFL сертификати, издадени на лице за години работа;
• заповеди относно трудова дейност (наемане, уволнение и др.);
• фишове за месечна заплата и др.

Пълният списък на документите, удостоверяващи трудовия стаж, е установен в параграф 11 от Указ № 1015 на правителството на Руската федерация.

Ако внезапно бъде намерена изгубена книга, когато нейният дубликат вече е готов, е необходимо да унищожите дубликата на документа. Задава се приоритет за основното трудово досие.

Ако трудовият документ е изгубен по вина на работодателя, той самостоятелно, с помощта на специална комисия и, разбира се, за своя сметка, възстановява документа. В този случай не се изисква заявление от служителя.

Нека разгледаме накратко още един момент: на практика се случва служител да се опита да получи втора книжка, като умишлено заблуждава настоящия си работодател. Има няколко причини за това, като правило, човек иска:

• премахване на данни за предишни места на работа (уволнение „по член“, неподходяща позиция и др.);
• коренно променя обхвата на дейността;
• намиране на работа на две места едновременно.

Всичко това са наказуеми деяния; и двете страни трябва да знаят, че се прилагат следните отговорности:

1. Нарушителят може да бъде уволнен по статията за предоставяне на невярна информация при кандидатстване за работа.
2. Ако трудовият доклад е направен за двойна заетост, работодателят има право да възстанови чрез съда данъка върху доходите на физическите лица и вноските, които са били платени за него от небрежния служител.
3. При формиране на пенсия няма да се зачита трудовият стаж, посочен в неразрешената трудова книжка.
4. Ако по време на работа човек е взел 2 удостоверения за неработоспособност и е получил обезщетение и за двата отпуска по болест, това може да се счита за незаконно обогатяване.
5. Фалшифицирането на документи също може да бъде преследвано съгласно Наказателния кодекс на Руската федерация (членове 159 и 327).

На каква възраст можете да получите трудова книжка?

Основният документ, който регулира въпроса за възрастта за получаване на трудов регистър, е член 63 от Кодекса на труда на Руската федерация. Посочва, че има вариации:

1. 16 години е първият срок, установен от закона. След извършването й няма ограничения и условия за издаване на трудова книжка на младеж, който иска да работи.
2. На 15-годишна възраст, за да получи трудов регистър, лицето трябва:
   • или вече са прекратили образованието си, или са учили задочно (редовно обучение не предполага работа);
   • Поемах само лека работа и само ако работата не пречи на образованието ми.
3. 14 години е възрастта, когато също можете да започнете работа, но:
   • необходимо е да се спазват ограничителните условия за петнадесетгодишните;
   • Ще се изисква писмено разрешение от родителите на кандидата.
4. Възможно е официално наемане на непълнолетни деца, които участват в снимки, концерти или спортни програми, шоу програми и т.н. При този вариант трудовата книжка се създава от работодателя, а трудовият договор се подписва от един от родителите. Той трябва да включва следните точки:
   • максималната допустима продължителност на ежедневната работа (всяка възраст има своя собствена);
   • условието трудовата дейност да не уврежда моралното или психологическото състояние на детето.

Тоест при сключване на трудов договор работодателят трябва да издаде трудова книжка на всички, независимо от възрастта на служителя. Основното тук не е фактът на издаване на самото разрешение за работа, а правилната формулировка в договора.

Кога може да се издаде трудова книжка на служител?

През периода, когато служителят е регистриран в предприятието на основното му място на работа, трудовата книжка се съхранява в службата за управление на персонала (в персонала). Работниците на непълно работно време регистрират заетостта си на основното си място.

Всъщност има само една възможност, когато се издава трудов регистър на служител - уволнение.Във всички други житейски ситуации по правило се изготвя официално извлечение (заверено с печата на работодателя) или нотариално заверено копие на оригинала. Един от тези документи трябва да бъде предоставен на служителя в рамките на три дни след неговото писмено заявление.

Кодексът на труда не съдържа пряка забрана за издаване на трудови книжки на служителите. Но при разглеждането на този въпрос трябва да се разчита на Резолюция № 225, която определя, че докато лицето е регистрирано в предприятието, работодателят носи пълната отговорност за организирането на работата по поддържане, съхранение, записване и издаване на трудови книжки. Или по-скоро длъжностно лице, назначено със заповед за предприятието. Следователно, ако работният документ бъде изгубен или повреден през този период, цялата отговорност ще бъде възложена на служителя по персонала. Дори ако служителят се е подписал в дневника, че го е получил. Тоест служителят по персонала може да издаде книга, но е по-безопасно да направите копие от нея (вижте известие на Rostrud № 656–6-0).

За пенсионния фонд трябва да направите пълно копие от трудовия регистър. А за други институции може да е достатъчно просто извлечение от трудовата книжка:

• при контакт с кредитна институция;
• за представяне на FSSP, например, съдебните изпълнители могат да го изискват при назначаване на издръжка;
• при получаване на паспорт или виза;
• ако служителят трябва да потвърди квалификациите.

Методи за прехвърляне на трудова книжка на служител

Работодателят трябва да предаде на служителя трудовата си книжка само в последния ден от работата му в предприятието с включено в нея предизвестие за уволнение. Изключението тук е, когато служителят първо излезе в отпуск и напусне, без да отиде на работа. Тогава разрешението за работа се издава на първия ден от регистрираната ваканция.

Както работодателят, така и служителят трябва да помнят, че ако трудовият регистър не бъде издаден навреме, уволненият има право на обезщетение. Трудовото законодателство разглежда такова забавяне като пречка за наемане на работа. Обезщетението се изчислява за всеки ден закъснение.

Регистрацията на трудова книжка предвижда поставянето на печат само в случай на уволнение (или реорганизация). Не се поставя печат при наемане.

Вторият начин за издаване на трудов документ, когато човек е напуснал и не е дошъл за документа, е да изпрати уведомление на адреса, посочен в личното досие, че трябва да получи трудовата си книга. Той посочва изходящия номер на писмото за документооборот, датата на изпращане и след това очертава същността на въпроса. Документът се заверява от генералния директор на предприятието.

Уведомлението се съставя в свободна форма; необходими са фирмени данни и изложение по същество

Тук може да се отбележи, че бивш служител може да даде съгласието си документът му да бъде изпратен по пощата, но само като заяви това писмено (с посочване на точния адрес). Регистърът трябва да бъде изпратен с препоръчана поща с опис на съдържанието и разписка. Служител на службата за персонал има право да постави всички бележки и записи, изисквани от закона, в книгата за записване на движението на трудовите досиета. Фактът се отбелязва с пощенска разписка за изпращане и последващо известие за доставка. Съответно всички записи предоставят връзка към пощенски документи.

Моля, обърнете внимание: при трудов спор съдът застава на страната на работодателя, ако вътрешният правилник на компанията гласи, че служителят е длъжен незабавно (с посочване на срока) да информира служителя по персонала, отговарящ за информацията за документооборота, при промяна на адреса на пребиваване. Тогава всеки аргумент (като „Не получих известие, защото не живея там“) е невалиден.

Често служителите по човешки ресурси имат въпрос: възможно ли е да се издаде документ на лице, което е дошло с пълномощно, издадено от собственика на книгата. Кодексът на труда на Руската федерация, както и други нормативни актове на трудовото законодателство не предвиждат такава процедура. И това е логично, тъй като доколкото има трудово правоотношение между работодател и работник или служител, трудовият регистър трябва да се съхранява във фирмата и може да бъде издаден само в деня на уволнението. Това се регулира от член 841 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но в деня след уволнението всички отношения с бившия служител се регулират не от трудовото, а от гражданското право. И от това следва, че въз основа на член 185 от Гражданския кодекс на Руската федерация, лицето има право да назначи пълномощник за получаване на документа. Бившият работодател трябва да му издаде трудова книжка, но само ако са изпълнени всички условия:

• пълномощното е заверено от нотариус (в съответствие с член 185 от Гражданския кодекс на Руската федерация);
• пълномощното съдържа пълна информация за двете страни - трите имена, паспортни данни и адрес на пребиваване;
• упълномощеният представител представя оригиналния паспорт за идентификация;
• в пълномощното се посочват конкретните действия, за които е издадено (в нашия случай - да получите разрешение за работа от конкретна фирма, да се подпишете за получаване в дневник, карта Т-2, да се уверите, че е правилно изпълнена и т.н. .);
• Пълномощното съдържа датата на издаване и срока на валидност. Без първия реквизит документът е невалиден (виж член 186 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Ако не е посочен конкретен срок, то е валидно за една година (максималния срок на валидност на пълномощното е 3 години).

Основното е, че пълномощното е правилно изпълнено

Освен това в този случай е необходимо да вземете разписка от получателя за получаване на трудовия документ, където трябва да се отбележи, че няма претенции от негова страна относно регистрацията на книгата.

Служителят по човешки ресурси трябва да провери всички документи от получателя, да запише неговите паспортни данни и да завери разписката

Действия, когато служител откаже да вземе трудова книжка

Алгоритъмът от стъпки в случай, че служителят не иска да вземе трудовата си книжка, може да бъде следният:

1. Ако в последния работен ден дадено лице категорично откаже да завери формуляри на документи за човешки ресурси и да получи разрешение за работа, се съставя протокол за това. Двама свидетели са достатъчни, за да потвърдят този факт с подписите си.

   Актът трябва да бъде подписан от инициатора и заверен от двама служители

2. Служителят по персонала все пак трябва да изпрати известие до служителя с напомняне, че Кодексът на труда на Руската федерация задължава работодателя да му издаде трудова книжка и че той има право да вземе документа както лично, така и по пощата, но това изисква неговото съгласие. Заслужава да се отбележи, че след това известие исканията за плащания за закъснения в книгата вече няма да бъдат валидни.

   Когато уведомявате служителя за необходимостта от получаване на книжка, дайте му възможности

3. След това във вътрешните документи се поставят знаци за отказ.

Видео инструкции: издаване на удостоверение за работа при уволнение

Правила и условия за съхранение на трудови книжки

Ясно е, че основният работен документ на дадено лице трябва да се съхранява на място, недостъпно за външна намеса. Препоръчително е да е огнеупорен шкаф или сейф. Възстановяването на стажа дори на един служител, повярвайте ми, е много труден процес.

Ако работният документ не е бил поискан скоро след уволнението на служителя, той трябва да се съхранява в архива на предприятието, докато не бъде възстановен, и едва след 50 години може да бъде изхвърлен.

Как и на кого се издава трудова книжка в случай на смърт на служител?

Издаването на разрешение за работа на роднини на починал служител е важен въпрос, тъй като това е основата за изплащане на компенсации от предприятието, роднините получават част от капиталовата пенсия и др.

Тук следва да се разчита на Кодекса на труда, където в член 83 е посочено, че смъртта на работник или служител е едно от основанията за едностранно прекратяване на трудовия договор. За да издадете подходяща заповед, ви е необходим акт за смърт на дадено лице или съдебно решение, според което той е обявен за изчезнал или мъртъв. Приемат се само оригинални документи.

За поръчката се използва само формуляр № Т-8, можете да изтеглите документа от хипервръзката. Поръчката трябва да съдържа следната информация:

1. Име на фирмата (пълно).
2. Поредният номер на поръчката (съгласно приетата от фирмата номерация) и датата на нейното изготвяне.
3. Срокът на действие на трудовия договор е от момента на сключване до деня, посочен в акта за смърт.
4. Бележка, указваща, че това е именно прекратяване на трудовия договор. В този случай надписът „уволнение“ трябва да бъде зачеркнат с тънка линия.
5. Основни данни на бившия служител - трите имена, личен номер, отдел, в който е регистриран, длъжност и др.
6. Основанието за прекратяване на договора е клауза 6 от част 1 на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация.
7. Подробности за смъртния акт на дадено лице.
8. Директорска виза с препис.

Заповедта във формуляр T-8 е малко по-различна от стандартната заповед за уволнение

След издаване и регистриране на заповедта, служителят по персонала започва да съставя трудовата книжка, като прехвърля нейните данни и формулировки в регистъра. Вписването е формулирано по следния начин: „Трудовият договор е прекратен поради смърт на служителя“.

Нормативните разпоредби за издаване на трудова книжка за починал служител са залегнали в част 37 от раздел IV от Постановлението на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“. Тук се посочва, че разрешението за работа може да бъде издадено само на роднина на починал служител.Самоличността му трябва да бъде идентифицирана. Например, ако съпругата получи разрешение за работа, в допълнение към паспорта трябва да се представи удостоверение за регистрация на брак. За деца, родители, сестри или братя ще ви трябват паспорт и акт за раждане. Тази норма е уточнена и от инструкциите на Министерството на труда, които регламентират правилата за попълване и съхраняване на трудовите регистри.

Тук се прилагат същите методи за издаване:

Моля, имайте предвид, че прехвърлянето на трудовия регистър на роднина трябва да отговаря на всички други процедурни точки, включително:

• запознаване със заповедта за прекратяване на договора (с починал);
• заверка на факта на получаване на книгата в счетоводния дневник;
• предоставяне на разписка за получаване.

Ако няколко роднини кандидатстват за трудова книжка (и обезщетение), трябва да се отбележи, че служителят по персонала не е длъжен да разбира степените на родство. Препоръчително е просто да издадете регистъра на първия човек, който дойде и съответно впише правото си. На следващите кандидати за получаване на трудова книжка просто се издава удостоверение, в което се посочват: датата, трите имена на лицето, получило документа, и причините, поради които трудовата книжка му е издадена.

Кога се съставя акт за приемане и предаване на трудови книжки?

При прехвърляне на дела от един служител на друг е необходим акт за приемане и предаване. Не можете просто да дадете толкова важни документи. Трябва да се състави пълен акт, в който да се посочи регистърът на трудовите документи с номера и описание на тяхното състояние. Ако е възможно, в този момент се препоръчва да се провери коректността на личните трудови регистри. Фактът на предаване на документи от специално създадена комисия от трима души е записан.

Правилата за регистриране, поддържане и издаване на трудова книжка са строго регламентирани от трудовото законодателство. Но не всеки въпрос и житейска ситуация има отговор там. По този въпрос служителят по персонала, в допълнение към основните разпоредби, уреждащи поддържането и отговорността за трудовите регистри, трябва да знае няколко връзки с Гражданския кодекс на Руската федерация, както и да вземе предвид коментарите на Министерството на труда.

Трудовата книжка е основният документ, който отразява информацията за всички места на работа на гражданин. Този документ се създава при първа работа.

Как да получите трудова книжка

Изключение правят случаите, когато по искане на дадено лице му се издава разрешение за работа с цел представяне на държавните органи, по-специално на Пенсионния фонд.

Заявление за регистрация на трудова книжка за първи път: образец

Заявление за регистрация на разрешение за работа за първоначална работа се изписва в свободна форма. Той трябва да включва следните подробности и информация:

• Пълно име и длъжност на ръководителя на компанията.
• Пълно име на наетото лице.
• В текста на заявлението трябва да се посочи, че лицето постъпва на работа за първи път.
• Дата и подпис.

Заявлението може да бъде написано на ръка или написано на компютър. Съхранява се или в личното досие на служителя, или в книгата за трудово движение.

Изявление за липса на трудова книжка: образец

В случай, че трудовата книжка се започне отново, тъй като старата е изгубена, заявлението се изписва в същата форма като предишното, с изключение на факта, че се посочва фактът на загуба на трудовата книжка.

Работодателят няма право да откаже на служител да получи нова трудова книжка и лицето не трябва да доказва, че действително е изгубено.

В случай, че човек получи работа, която ще бъде негова основна, и в същото време няма трудова книжка, работодателят е длъжен да му намери нова, по негово желание.