Защита персональных данных. Положение об обработке персональных данных ниу вшэ Положение о передаче персональных данных образец

УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия)

____________________________________ (Ф.И.О., подпись)

"____"___________________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об обработке и защите персональных данных работников

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с предприятием.

1.2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников предприятия от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.

1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие действующие нормативно-правовые акты РФ.

1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем предприятия и вводятся приказом по предприятию. Все работники предприятия должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.

2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

2.2. Состав персональных данных работника:

Автобиография;

Образование;

Сведения о трудовом и общем стаже;

Сведения о предыдущем месте работы;

Сведения о составе семьи;

Паспортные данные;

Сведения о воинском учете;

Сведения о заработной плате сотрудника;

Сведения о социальных льготах;

Специальность;

Занимаемая должность;

Размер заработной платы;

Наличие судимостей;

Адрес места жительства;

Домашний телефон;

Подлинники и копии приказов по личному составу;

Личные дела и трудовые книжки сотрудников;

Основания к приказам по личному составу;

Копии отчетов, направляемые в органы статистики;

Копии документов об образовании;

Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;

Фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;

2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении ____ лет срока хранения, если иное не определено законом.

3. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.1.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.1.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА

Работник обязан:

4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ.

4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

5. ПРАВА РАБОТНИКА

Работник имеет право:

5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.

5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.

5.4. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.5. Требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.

6. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

6.3. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

6.4. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.

6.5. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.

6.5.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.

6.5.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

6.5.3. Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.

6.5.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

6.5.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.

6.5.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.

6.5.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.

6.5.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером ______.

6.5.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

6.5.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

7. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

8. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ СОТРУДНИКА

8.1. Внутренний доступ (доступ внутри предприятия).

Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:

Руководитель предприятия;

Руководитель отдела кадров;

Руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем предприятия;

При переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с руководителем предприятия;

Сотрудники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

Сам работник, носитель данных.

8.2. Внешний доступ.

Персональные данные вне организации могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:

Налоговые инспекции;

Правоохранительные органы;

Органы статистики;

Страховые агентства;

Военкоматы;

Органы социального страхования;

Пенсионные фонды;

Подразделения муниципальных органов управления.

8.3. Другие организации.

Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.

8.4. Родственники и члены семей.

Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.

9. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.

9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятиях.

9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.

9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ,

СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА

10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Начальник отдела кадров: ______________

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение обработке персональных данных работников (далее - Положение) Организации (название Организации) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Организации.

1.2. Цель разработки Положения - определение порядка обработки персональных данных работников Организации; обеспечение защиты прав и свобод работников Организации при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Организации, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.

1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.

1.4. Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Организации, если иное не определено законом.

II. Основные понятия и состав персональных данных работников

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия :

– персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

– обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации;

– конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;

– распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

– использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

– блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

– уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

– обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

– общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

– информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления .

– документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. В состав персональных данных работников Организации входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Организации при его приеме, переводе и увольнении.

2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника) .

2.3.2. При оформлении работника в Организацию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

– общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

– сведения о воинском учете;

– данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

– сведения о переводах на другую работу;

– сведения об аттестации;

– сведения о повышении квалификации;

– сведения о профессиональной переподготовке;

– сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

– сведения об отпусках;

– сведения о социальных гарантиях;

– сведения о месте жительства и контактных телефонах.

2.3.3. В отделе кадров Организации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Организации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Организации.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных

3.1. Порядок получения персональных данных.

3.1.1. Все персональные данные работника Организации следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение .

3.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия .

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

– персональные данные являются общедоступными;

– персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

– по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом .

3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

– цель обработки персональных данных;

– перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

– перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

– срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных см. в приложении 1 к настоящему Положению.

3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.

3.2.1. Работник Организации предоставляет работнику отдела кадров Организации достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор Организации (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества .

3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами .

3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения .

3.2.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом .

3.2.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области .

3.2.2.6. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен .

IV. Передача и хранение персональных данных

4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования :

4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Хранение и использование персональных данных работников :

4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

4.2.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры».

4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

– наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

– цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

– предполагаемые пользователи персональных данных;

– установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

V. Доступ к персональным данным работников

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

– генеральный директор Организации;

– сотрудники отдела кадров;

– сотрудники бухгалтерии;

– начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

– сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

– начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

– руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

5.2. Работник Организации имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для Работодателя персональных данных.

5.2.3. Получать от Работодателя

– сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

– перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

– сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.2.3. Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

6.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

6.2. Генеральный директор Организации за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.

Приложение 1

Форма заявления
о согласии работника
на обработку персональных данных

Пример согласия работника
на получение персональных данных
от третьих лиц

Положение о персональных данных сотрудников - это внутренний локальный акт организации, наличие которого - в фокусе проверок, проводимых Роскомнадзором. Поэтому многие компании озадачены вопросом о том, как разработать положение о защите персональных данных (2019), если такого документа у них ранее не было. В статье расскажем, на что нужно обратить особое внимание при его разработке, чтобы не допустить нарушения законодательства.

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2019 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП , штрафы составляют:

• для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
• для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
• для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

• карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
• трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
• дипломы, сертификаты об образовании;
• трудовой договор.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Храните данные правильно

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.

Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.

Образец положения о персональных данных работников (2019) и его разработка

На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

• цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
• перечни таких данных;
• описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
• способы доступа к данным;
• перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
• права сотрудников фирмы на доступ к информации;
• ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.

Положение по обработке и защите персональных данных устанавливает порядок сбора, накопления, хранения, использования, удаления и пр. информации, содержащей сведения о сотрудниках предприятия. В документе должен быть описан порядок передачи ПДн третьим лицам, особенности автоматизированной и неавтоматизированной обработки ПДн, порядок доступа к ПДн, порядок организации внутреннего контроля и ответственность за нарушения при обработке ПДн.

Как составить положение по обработке и защите персональных данных

Документ разрабатывается в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных и нормативно-методическими документами исполнительных органов государственной власти по вопросам безопасности ПДн при их обработке в информационных системах ПДн.

Положение о защите персональных данных обычно состоит из 11 разделов:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи обработки ПДн.
3. Персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн (ФИО, дата рождения, контактный телефон, адрес прописки, адрес фактического проживания).
4. Доступ к ПДн.
5. Основные требования по защите ПДн.
6. Согласие на обработку ПДн.
7. Права субъекта в отношении ПДн, обрабатываемых оператором.
8. Права и обязанности оператора ИСПДн.
9. Порядок обработки и защиты ПДн.
10. Особенности обработки ПДн сотрудников оператора.
11. Ответственность за нарушение настоящего положения.

Действие положения по обработке и защите персональных данных распространяется на все процессы по сбору, систематизации, накоплению, хранению, уточнению, использованию, распространению (в том числе передачу), обезличиванию, блокированию, уничтожению ПДн, осуществляемых с использованием средств автоматизации и без их использования.

Субъекты персональных данных

К субъектам ПДн относятся:

• Сотрудники оператора.
• Кандидаты для приема на работу.
• Клиенты (потребители услуг оператора).
• Индивидуальные предприниматели – контрагенты оператора.
• Клиенты организаций, контрагентов оператора (обслуживание корпоративных клиентов).
• Иные физические лица, ПДн которых обрабатываются у оператора.

Положение по обработке и защите персональных данных вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно, до замены его новым положением. Все работники организации должны быть ознакомлены с данным документом под роспись.

Положение об обработке и защите персональных данных

Общие положения

1.1.

Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных (далее по тексту - ПДн) и нормативно-методическими документами исполнительных органов государственной власти по вопросам безопасности ПДн при их обработке в информационных системах ПДн (далее - ИСПДн).

1.2.

В целях настоящего Положения используются следующие термины:

персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПДн);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку ПДн, а также определяющие цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн;

обработка ПДн - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн;

автоматизированная обработка ПДн - обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники;

распространение ПДн - действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц;

предоставление ПДн - действия, направленные на раскрытие ПДн определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование ПДн - временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПДн);

уничтожение ПДн - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в ИСПДн и /или в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн;

обезличивание ПДн - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность ПДн конкретному субъекту ПДн;

информационная система персональных данных (ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача ПДн - передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.3.

Настоящее Положение определяет порядок и условия обработки ПДн в (далее по тексту - Оператора), включая порядок передачи ПДн третьим лицам, особенности автоматизированной и неавтоматизированной обработки ПДн, порядок доступа к ПДн, систему защиту ПДн, порядок организации внутреннего контроля и ответственность за нарушения при обработке ПДн, иные вопросы.

1.4.

Действие настоящего Положения распространяется на все процессы по сбору, систематизации, накоплению, хранению, уточнению, использованию, распространению (в том числе передачу), обезличиванию, блокированию, уничтожению ПДн, осуществляемых с использованием средств автоматизации и без их использования.

1.5.

Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Оператором и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

1.6.

Все изменения в Положение вносятся приказом.

1.7.

Все работники Оператора должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

Цели и задачи обработки ПДн

2.1.

Обработка ПДн должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн.

2.2.

Не допускается объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

2.3.

Обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки.

2.4.

2.5.

Обработка ПДн сотрудников Оператора может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества Оператора.

2.6.

Основными целями обработки ПДн является:

Дополнительными целями обработки ПДн являются: .

2.7.

ИСПДн обеспечивает решение следующих задач: .

Персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн

3.1.

В ИСПДн обрабатываются ПДн следующих субъектов ПДн:

3.1.1.

сотрудники Оператора;

3.1.2.

клиенты (потребители услуг Оператора);

3.1.3.

индивидуальные предприниматели - контрагенты Оператора;

3.1.4.

клиенты организаций, контрагентов Оператора (обслуживание корпоративных клиентов);

3.2.

Данный перечень может пересматриваться по мере необходимости.

3.3.

Персональные данные субъектов ПДн включают:

3.4.

Полные списки обрабатываемых ПДн формируются в перечне ПДн, подлежащих защите в ИСПДн Оператора.

Доступ к ПДн

4.1.

Сотрудники Оператора, которые в силу выполняемых служебных обязанностей постоянно работают с ПДн, получают допуск к необходимым категориям ПДн на срок выполнения ими соответствующих должностных обязанностей на основании перечня лиц, допущенных к работе с ПДн, который утверждается Руководителем Оператора. Перечень составлен на основе Концепции информационной безопасности и Политики информационной безопасности.

4.2.

Список лиц, имеющих доступ к ПДн для информационной системы, должен поддерживаться в актуальном состоянии.

4.3.

Оператором установлен разрешительный порядок доступа к ПДн. Сотрудникам Оператора предоставляется доступ к работе с ПДн исключительно в пределах и объеме, необходимых для выполнения ими своих должностных обязанностей на основании решения Руководителя

4.4.

Временный или разовый допуск к работе с ПДн в связи со служебной необходимостью может быть получен сотрудником Оператора по согласованию Руководителя.

4.5.

Доступ к ПДн третьих лиц, не являющихся сотрудниками Оператора без согласия субъекта ПДн, запрещен, за исключением доступа сотрудников органов исполнительной власти, осуществляемого в рамках мероприятий по контролю и надзору за исполнением законодательства, реализации функций и полномочий соответствующих органов государственной власти. Предоставление информации по запросу или требованию органа государственной власти осуществляется с ведома Руководителя Оператора.

4.6.

В случае если сотруднику сторонней организации необходим доступ к ПДн Оператора, то необходимо, чтобы в договоре со сторонней организацией были прописаны условия конфиденциальности ПДн и обязанность сторонней организации и ее сотрудников по соблюдению требований текущего законодательства в области защиты ПДн. Кроме того, в случае доступа к ПДн лиц, не являющихся сотрудниками Оператора, должно быть получено согласие субъектов ПДн на предоставление их ПДн третьим лицам. Указанное согласие не требуется, если ПДн предоставляются в целях исполнения гражданско-правового договора, заключенного Оператором с субъектом ПД.

4.7.

Доступ сотрудника Оператора к ПДн прекращается с даты, прекращения трудовых отношений, либо даты изменения должностных обязанностей сотрудника и/или исключения сотрудника из списка лиц, имеющих право доступа к ПДн. В случае увольнения все носители, содержащие ПДн, которые в соответствии с должностными обязанностями находились в распоряжении работника во время работы, должны быть переданы соответствующему должностному лицу.

Основные требования по защите ПДн

5.1.

При обработке ПДн в информационной системе должно быть обеспечено:

а) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и/или передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;

б) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к ПДн;

в) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки ПДн, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

г) возможность незамедлительного восстановления ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

д) постоянный контроль над обеспечением уровня защищенности ПДн.

5.2.

Оператор обязан принимать необходимые правовые, организационные, технические и другие меры для обеспечения безопасности ПДн.

5.3.

Для разработки требований по обеспечению безопасности и внедрения системы обеспечения безопасности ПДн Оператором разработана "Модель угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн" на основе нормативно-методического документа ФСТЭК России «Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

5.4.

Оператором в соответствии с руководящим документом государственных органов - Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" осуществлена классификация ИСПДн Оператора.

5.5.

Комиссией составлен Акт классификации ИСПДн, обрабатываемых с использованием средств автоматизации:

5.6.

Оператором на основании Акта проверки ИСПДн и в соответствии с нормативно-методическим документом ФСТЭК России «Основные мероприятия по организации и техническому обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных» разработан и внедрен комплекс мер по защите и обеспечению безопасности ПДн ("План мероприятий по обеспечению безопасности ПДн").

5.7.

Оператором используется технические средства и программное оборудование для обработки и защиты ПДн. Также ведется журнал учета средств защиты ПДн.

5.8.

Оператором ведется журнал учета и хранения съемных носителей информации.

5.9.

Вышеуказанные технические средства ИСПДн размещаются в офисе и помещениях Оператора.

5.10.

Все лица, допущенные к работе с ПДн, а также связанные с эксплуатацией и техническим сопровождением ИСПДн должны быть под роспись ознакомлены с требованиями настоящего Положения, а также должны подписать «Соглашение об обеспечении конфиденциальности персональных данных сотрудниками Оператора», приведенного в Приложении к настоящему Положению.

5.11.

Оператором организован процесс обучения использования средств защиты ПДн, эксплуатируемых Оператором. Обучение по данному направлению рекомендовано лицам, имеющим постоянный доступ к ПДн, и лицам, эксплуатирующим технические и программные средства ИСПДн и средств защиты ИСПДн. В обязательном порядке обучение должны проходить лица, ответственные за эксплуатацию средств защиты информации ИСПДн.

5.12.

Сотрудники обязаны незамедлительно сообщать соответствующему должностному лицу Оператора об утрате или недостаче носителей информации, составляющей ПДн, а также о причинах и условиях возможной утечки ПДн. В случае попытки посторонних лиц получить от сотрудника ПДн, обрабатываемых Оператором незамедлительно известить об этом соответствующее должностное лицо Оператора.

Согласие на обработку ПДн

6.1.

Субъект ПДн принимает решение о предоставлении своих ПДн и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку ПДн должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку ПДн может быть дано субъектом ПДн или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством РФ. В случае получения согласия на обработку ПДн от представителя субъекта ПДн полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта ПДн проверяются Оператором.

6.2.

Получение письменного согласия на обработку ПДн осуществляется сотрудником Оператора, при получении ПДн от субъекта ПДн, путем оформления письменного согласия по форме, установленной у Оператора ИСПДн.

Права субъекта в отношении ПДн, обрабатываемых оператором

7.1.

Субъект ПДн имеет право:

На получение информации от Оператора, касающейся обработки его ПДн. Сведения должны быть предоставлены субъекту ПДн Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких ПДн. Перечень сведений и порядок получения сведений предусмотрен действующим законодательством РФ;

Требовать от Оператора уточнения его ПДн, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законодательством РФ меры по защите своих прав;

На условие предварительного письменного согласия при обработки ПДн в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации;

На условие письменного согласия при принятии на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн решений Оператора, порождающих юридические последствия в отношении субъекта ПДн или иным образом затрагивающих его права и законные интересы;

Заявлять возражения на решения Оператора на основании исключительно автоматизированной обработки его ПДн и возможные юридические последствия такого решения;

Обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн или в судебном порядке.

Права и обязанности оператора ИСПДн

8.1.

Оператор ИСПДн вправе:

8.1.1.

Поручить обработку ПДн другому лицу с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным или муниципальным органом соответствующего акта.

8.1.2.

В случае отзыва субъектом ПДн согласия на обработку ПДн, продолжить обработку ПДн без согласия субъекта ПДн при наличии оснований, указанных в законодательстве РФ.

8.1.3.

Отказать субъекту ПДн в выполнении повторного запроса сведений, не соответствующего условиям, предусмотренным законодательством РФ. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на операторе.

8.1.4.

Самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей Оператора ИСПДН, предусмотренных законодательством РФ.

8.2.

Оператор ИСПДн обязан:

8.2.1.

Оператор до начала обработки ПДн обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн о своем намерении осуществлять обработку ПДн, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

8.2.2.

При получения доступа к ПДн не раскрывать третьим лицам и не распространять ПДн без согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.2.3.

Представить доказательство получения согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн или доказательство наличия законных оснований, обработки ПДн без согласия субъекта ПДн.

8.2.4.

До начала осуществления трансграничной передачи ПДн убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача ПДн, обеспечивается адекватная защита прав субъектов ПДн.

8.2.5.

Прекратить по требованию субъекта ПДн обработку его ПДн, в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации.

8.2.6.

Разъяснить субъекту ПДн порядок принятия решения на основании исключительно автоматизированной обработки его ПДн и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты субъектом ПДн своих прав и законных интересов.

Оператор обязан рассмотреть возражение, в течение тридцати дней со дня его получения и уведомить субъекта ПДн о результатах рассмотрения такого возражения.

8.2.7.

При сборе ПДн, предоставить субъекту ПДн по его просьбе информацию, предусмотренную законодательством РФ.

Если предоставление ПДн Оператору для субъекта ПДн является обязательным в соответствии с федеральным законом, Оператор обязан разъяснить субъекту ПДн юридические последствия отказа предоставить его ПДн.

8.2.8.

Если ПДн получены не от субъекта ПДн, Оператор, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ, до начала обработки таких ПДн, предоставить субъекту ПДн следующую информацию:

1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;

2) цель обработки ПДн и ее правовое основание;

3) предполагаемые пользователи ПДн;

4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта ПДн;

5) источник получения ПДн.

8.2.9.

Принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей Оператора ИСПДН, предусмотренных законодательством РФ.

8.2.11.

При осуществлении сбора ПДн с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, опубликовать в соответствующей информационно-телекоммуникационной сети документ, определяющий его политику в отношении обработки ПДн, и сведения о реализуемых требованиях к защите ПДн, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей информационно-телекоммуникационной сети.

8.2.12.

Представить документы и локальные акты, предусмотренные законодательством РФ, и/или иным образом подтвердить принятие мер, необходимых и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей Оператора ИСПДН, по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн.

8.2.13.

При обработке ПДн принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн.

8.2.14.

Сообщить в порядке, предусмотренном законодательством РФ, субъекту ПДн или его представителю информацию безвозмездно о наличии ПДн, относящихся к соответствующему субъекту ПДн, а также предоставить возможность ознакомления с этими ПДн при обращении субъекта ПДн или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта ПДн или его представителя.

8.2.15.

В случае отказа в предоставлении информации о наличии ПДн о соответствующем субъекте ПДн или ПДн субъекту ПДн или его представителю при их обращении либо при получении запроса субъекта ПДн или его представителя оператор обязан дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение законодательства РФ, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий тридцати дней со дня обращения субъекта ПДн или его представителя либо с даты получения запроса субъекта ПДн или его представителя.

8.2.16.

В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом ПДн или его представителем сведений, подтверждающих, что ПДн являются неполными, неточными или неактуальными, Оператор обязан внести в них необходимые изменения. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом ПДн или его представителем сведений, подтверждающих, что такие ПДн являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, оператор обязан уничтожить такие ПДн. Оператор обязан уведомить субъекта ПДн или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым ПДн этого субъекта были переданы.

8.2.17.

Сообщить в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн по запросу этого органа необходимую информацию в течение тридцати дней с даты получения такого запроса.

8.2.18.

В случае выявления неправомерной обработки ПДн, осуществляемой Оператором или лицом, действующим по поручению Оператора, Оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязан прекратить неправомерную обработку ПДн или обеспечить прекращение неправомерной обработки ПДн лицом, действующим по поручению Оператора. В случае если обеспечить правомерность обработки ПДн невозможно, Оператор в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки ПДн, обязан уничтожить такие ПДн или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении ПДн Оператор обязан уведомить субъекта ПДн или его представителя, а в случае, если обращение субъекта ПДн или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов ПДн, также указанный орган.

8.2.19.

В случае достижения цели обработки ПДн Оператор обязан прекратить обработку ПДн или обеспечить ее прекращение (если обработка ПДн осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и уничтожить ПДн или обеспечить их уничтожение (если обработка ПДн осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки ПДн, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн, иным соглашением между Оператором и субъектом ПДн либо если Оператор не вправе осуществлять обработку ПДн без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных законодательством РФ.

8.2.20.

В случае отзыва субъектом ПДн согласия на обработку его ПДн, прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка ПДн осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и в случае, если сохранение ПДн более не требуется для целей обработки ПДн, уничтожить ПДн или обеспечить их уничтожение (если обработка ПДн осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн, иным соглашением между оператором и субъектом ПДн либо если Оператор не вправе осуществлять обработку ПДн без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных законодательством РФ.

8.2.21.

Назначить лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.

Порядок обработки и защиты ПДн

9.1.

Обеспечение конфиденциальности ПДн, обрабатывающихся Оператором, является обязательным требованием для всех лиц, которым ПДн стали известны.

9.2.

Сотрудники Оператора, осуществляющие оформление документов, обязаны получать в установленных случаях согласие субъектов ПДн на обработку.

9.3.

В случае нарушения установленного порядка обработки ПДн сотрудники Оператора несут ответственность в соответствии с разделом 9 настоящего Положения.

9.4.

ПДн субъектов на бумажных носителях, обрабатываемые Оператором, хранятся в отделах (у сотрудников), имеющих допуск к обработке соответствующих ПДн. Право допуска сотрудников к неавтоматизированной ИСПДн определяется приказом Руководителя. Носители ПДн не должны оставаться без присмотра. При покидании рабочего места, сотрудники, осуществляющие обработку ПДн должны, убирать носители в сейф, запираемый шкаф или иным образом ограничивать несанкционированный доступ к носителям. При утере или порче ПДн осуществляется по возможности их восстановление.

9.5.

Места хранения документов, содержащих ПДн:

9.5.1.

ПДн клиентов Оператора (договоры, акты, соглашения, анкеты, копии паспортов, иные подобные документы, содержащие ПДн клиентов Оператора, носители информации (флеш-карты, CD-диски, и т.п.) хранятся в основном и запасном офисах Оператора, размещаются на полках и запираются на ключ. Ответственное лицо, осуществляющее контроль определяется приказом Руководителя.

9.5.2.

ПДн сотрудников Оператора - документы, носители информации (флеш-карты, СD-диски и т.п.) хранятся в сейфе компании и запираются на ключ. Ответственное лицо, осуществляющее контроль - Руководитель Оператора.

9.6.

Выдача документов для ознакомления осуществляется лицам, допущенным к соответствующей информации в целях исполнения должностных обязанностей, на срок, не более одного рабочего дня.

9.7.

Иные носители информации могут храниться в основном и запасном офисах Оператора, размещаются на полках и запираются на ключ или же в сейфе организации. Ответственное лицо, осуществляющее контроль за иными носителями информации определяется приказом Руководителя.

9.8.

При работе с программными средствами автоматизированной системы Оператора, реализующей функции просмотра и редактирования ПДн, запрещается демонстрация экранных форм, содержащих такие данные, лицам, не имеющим соответствующего допуска.

9.9.

При получении ПДн сотрудником Оператора, который в соответствии с должностными обязанностями получает ПДн от клиента, сотрудника иного лица в обязательном порядке проводится проверка достоверности ПДн. Ввод ПДн, полученных Оператором, в информационную систему осуществляется сотрудниками имеющими доступ к соответствующим ПДн. Сотрудники, осуществляющие ввод информации, несут ответственность за достоверность и полноту введенной информации.

9.10.

Особенности обработки ПДн, содержащихся на бумажных носителях, без использования средств автоматизации (при составлении документов не используется ПЭВМ) установлены в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

9.11.

При неавтоматизированной обработке различных категорий ПДн должен использоваться отдельный материальный носитель для каждой категории ПДн.

9.12.

При неавтоматизированной обработке ПДн на бумажных носителях:

9.12.1.

Не допускается фиксация на одном бумажном носителе ПДн, цели обработки которых заведомо не совместимы;

9.12.2.

ПДн должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);

9.13.

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них ПДн (далее - типовые формы), должны соблюдаться следующие условия:

9.13.1.

Типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели неавтоматизированной обработки ПДн, имя (наименование) и адрес Оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта ПДн, источник получения ПДн, сроки обработки ПДн, перечень действий с ПДн, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;

9.13.2.

Типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект ПДн может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку ПДн, - при необходимости получения письменного согласия на обработку ПДн;

9.13.3.

Типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов ПДн, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими ПДн, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов ПДн;

9.13.4.

Типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения ПДн, цели обработки которых заведомо не совместимы.

9.14.

Хранение ПДн должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн.

9.15.

Случаи уничтожения, блокирования и уточнения ПДн:

9.16.

Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

9.17.

Уточнение ПДн при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными ПДн.

9.18.

Уничтожение носителей, содержащих ПДн, осуществляется в следующем порядке:

9.18.1.

ПДн на бумажных носителях уничтожаются путем использования шредеры (уничтожители документов), установленного в офисе Оператора.

9.18.2.

ПДн, размещенные в памяти ПЭВМ уничтожаются путем удаления её из памяти ПЭВМ.

9.18.3.

ПДн, размещенные на флеш-карте, CD-диске, ином носителе информации уничтожаются путем удаления файла с носителя, при необходимости путем нарушения работоспособности флеш-карты или CD-диска.

9.19.

Об уничтожении носителя информации составляется Акт (формы актов см. в приложениях).

9.20.

Офис, помещения Оператора, по окончании рабочего дня и отсутствия сотрудников в офисе помещениях, должны запираться, окна должны быть закрыты, должна быть включена сигнализация (при наличии).

9.21.

Сетевое оборудование, серверы следует располагать в местах, недоступных для посторонних лиц (в специальных помещениях, шкафах, коробах).

9.22.

Уборка помещений и обслуживание технических средств ИСПДн должна осуществляться под контролем ответственных за данные помещения и технические средства лиц с соблюдением мер, исключающих несанкционированный доступ к ПДн, носителям информации, программным и техническим средствам обработки, передачи и защиты информации ИСПДн.

9.23.

В обязанности администраторов ИСПДн входит управление учетными записями пользователей ИСПДн, поддержание штатной работы ИСПДн, обеспечение резервного копирования данных, а также установка и конфигурирование аппаратного и программного обеспечения ИСПДн, не связанного с обеспечением безопасности ПДн в ИСПДн. Также, в обязанности администраторов ИСПДн входит обеспечение соответствия порядка обработки и обеспечения безопасности ПДн в ИСПДн требованиям по конфиденциальности, целостности и доступности ПДн, предъявляемых к конкретной ИСПДн, и общим требованиям по безопасности ПДн, установленных федеральным законодательством.

9.24.

В обязанности администраторов ИСПДн также входит установка, конфигурирование и администрирование аппаратных и программных средств защиты информации ИСПДн, учет и хранение машинных носителей ПДн, периодический аудит журналов безопасности и анализ защищенности ИСПДн, а также участие в служебных расследованиях фактов нарушения установленного порядка обработки и обеспечения безопасности ПДн.

9.25.

В целях обеспечения распределения полномочий, реализации взаимного контроля и недопущения сосредоточения, критичных для безопасности ПДн, полномочий у одного лица не рекомендуется совмещать роли пользователя ИСПДн и администратора ИСПДн в лице одного сотрудника.

9.26.

Квалификационные требования и детальный перечень прав и обязанностей администраторов ИСПДн закрепляются в соответствующих должностных инструкциях, с которыми сотрудники, назначаемые на данные роли, должны быть ознакомлены под роспись.

9.27.

Организация внутреннего контроля процесса обработки ПДн у Оператора осуществляется в целях изучения и оценки фактического состояния защищенности ПДн, своевременного реагирования на нарушения установленного порядка их обработки, а также в целях совершенствования этого порядка и обеспечения его соблюдения.

9.28.

Мероприятия по осуществлению внутреннего контроля обработки и обеспечения безопасности ПДн направлены на решение следующих задач:

9.28.1.

Обеспечение соблюдения сотрудниками Оператора требований настоящего Положения и нормативно-правовых актов, регулирующих сферу ПДн.

9.28.2.

Оценка компетентности персонала, задействованного в обработке ПДн.

9.28.3.

Обеспечение работоспособности и эффективности технических средств ИСПДн и средств защиты ПДн, их соответствия требованиям уполномоченных органов исполнительной власти по вопросам безопасности ПДн.

9.28.4.

Выявление нарушений установленного порядка обработки ПДн и своевременное предотвращение негативных последствий таких нарушений.

9.28.5.

Принятие корректирующих мер, направленных на устранение выявленных нарушений, как в порядке обработки ПДн, так и в работе технических средств ИСПДн.

9.28.7.

Осуществление внутреннего контроля за исполнением рекомендаций и указаний по устранению нарушений.

9.29.

Результаты контрольных мероприятий оформляются актами и являются основанием для разработки рекомендаций по совершенствованию порядка обработки и обеспечения безопасности ПДн, по модернизации технических средств ИСПДн и средств защиты ПДн, по обучению и повышению компетентности персонала, задействованного в обработке ПДн.

Особенности управления ПДн сотрудников оператора

10.1.

В настоящем разделе установлены дополнительные права и обязанности Оператора и работников при обработке Пдн сотрудников Оператора.

10.2.

ПДн сотрудника - информация, необходимая Оператору в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника.

10.3.

Обработка ПДн работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия сотрудников в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

10.4.

Оператор не имеет права получать и обрабатывать ПДн сотрудника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

10.5.

При принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника, Оператор не имеет права основываться на ПДн сотрудника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

10.6.

Сотрудники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10.7.

Оператор обязуется не сообщать ПДн сотрудника в коммерческих целях без его письменного согласия;

10.8.

Оператор обязуется предупредить сотрудников Оператора, третьих лиц, получающих ПДн сотрудника (при его согласии), о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие ПДн сотрудника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Режим конфиденциальности обеспечивается подписанием с лицом соглашения (Приложение к настоящему Положению). Данное положение не распространяется на обмен ПДн сотрудников в порядке, установленном законодательством РФ;

10.9.

Доступ к ПДн сотрудников осуществляется на основании приказов и положений, утвержденных Оператором.

10.10.

Оператор обязуется не запрашивать информацию о состоянии здоровья сотрудника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения сотрудником трудовой функции;

10.11.

Оператор обязуется передавать ПДн сотрудника представителям сотрудников в порядке, установленном законодательством РФ, и ограничивать эту информацию только теми ПДн сотрудника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

10.12.

Сотрудник имеет право на определение своих представителей для защиты своих ПДн.

Ответственность за нарушение настоящего положения

11.1.

Руководство Оператора несет ответственность за необеспечение конфиденциальности ПДн и несоблюдение прав и свобод субъектов ПДн в отношении их ПДн, в том числе прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

11.4.

В случаях нарушения установленного порядка обработки и обеспечения безопасности ПДн, несанкционированного доступа к ПДн, раскрытия ПДн и нанесения Оператору, его сотрудникам, клиентам и контрагентам материального или иного ущерба виновные лица несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

Различного рода информация, которая относится к определенному физическому лицу, является его персональными данными. Соответственно, такое физическое лицо именуется субъектом персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ). К субъектам персональных данных относятся в том числе и работники.

Работодатель, в свою очередь, занимается обработкой персональных данных своих работников, т. е. производит сбор данных, их систематизацию, хранение, обновление, передачу, удаление и т.д. Это, к примеру, паспортные данные работников, сведения об адресе их проживания, информация об образовании или стаже работников, о заработной плате или семейном положении, о деловых качествах и даже увлечениях работников и т.д.

Обрабатывая персональные данные своих работников, работодатель должен гарантировать, что при этом не нарушаются их права и свободы. В частности, право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Иными словами, работодатель должен обеспечивать надежную защиту персональных данных.

С целью обеспечения выполнения требований к порядку обработки персональных данных работников и защите этих сведений работодатель может разработать и утвердить Положение о работе с персональными данными работников. Оно также может именоваться, например, Положением об обработке персональных данных работников, Положением о защите персональных данных или даже Положением о персональных данных работников.

Работодатель должен внимательно подходить к разработке такого Положения, а в дальнейшем четко следовать указанному в нем порядку, ведь нарушение им законодательства о персональных данных чревато штрафами.

Так, например, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, может повлечь наложение штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а на работодателя-организацию - от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ ).

Хотя необходимо иметь в виду, что Положение о персональных данных обязательно и для работников. Работник может быть даже уволен за разглашение персональных данных другого работника, ставших известными ему при исполнении своих трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Разрабатываем Положение о порядке обработки персональных данных работников

Структуру и содержание Положения о защите персональных данных работников (образец приведем ниже) работодатель определяет для себя самостоятельно. При этом руководствуется он, в частности, требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ.

При разработке Положения о персональных данных работодатель должен учитывать, в частности, следующие принципы обработки и защиты персональных данных:

• обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
• все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
• работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
• работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.

Положение о защите персональных данных утверждается руководителем работодателя в качестве локального нормативного акта. С ним необходимо знакомить всех работников под роспись при их трудоустройстве (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем для Положения о персональных данных работников 2018 образец его заполнения.